Votre décision est prise. Le projet est lancé. Très bientôt, vous serez propriétaire de deux micro-crèches. En toute logique, votre quotidien va évoluer. Votre charge de travail va doubler. Il est donc indispensable de mieux vous organiser au risque sinon de vous retrouver très vite submergé. Dans un objectif d’optimisation, l’automatisation rendue possible par un logiciel de gestion est un allié précieux. Pourtant, elle est encore largement négligée par les micro-crèches. Notre conseil ? Identifiez les tâches administratives à faible valeur ajoutée et automatisez-les.
Identifiez vos missions les plus chronophages
Première étape dans l’optimisation de votre quotidien, l’identification de l’ensemble de vos tâches, aussi bien internes qu’externes. Votre semaine est ainsi partagée entre d’une part, les tâches administratives, qui occupe une part importante de vos journées, et d’autre part, le contact avec le terrain, auprès des enfants et des parents. Les relations extérieures vous mobilisent également -avec les élus, la mairie et bien entendu la CAF – qui supposent aussi l’édition et la gestion de documents légaux obligatoires.
Vous ne souhaitez pas rogner sur le temps que vous passer avec les enfants, leurs familles, les élus, vos partenaires ? Vous avez raison. En revanche, vous pouvez réduire drastiquement le temps passé sur la gestion des plannings, des dossiers famille, la communication avec les familles, le suivi des devis, factures, données de la CAF… en automatisant ces actions !
Automatisez vos fonctions administratives
Que signifie concrètement l’automatisation des tâches administratives ? Il s’agit d’adopter un logiciel qui réalise pour vous, grâce à un algorithme, tous les calculs et tâches chronophages. Par exemple, vous réalisez encore vos devis manuellement en multipliant le nombre d’heures de garde par le taux horaire et en ajoutant les repas et éventuelles fournitures ? Avec un logiciel, vous entrez simplement le temps estimé de garde et le devis se créé automatiquement.
Cette opération semble simple. Généralisée à l’ensemble des tâches administratives nécessaires à la bonne gestion d’une micro-crèche, elle vous assure un gain de temps considérable.
Adeline Blanchard, responsable de la micro-crèche Popins et popines le confirme:
“Dans le seul domaine de la facturation, l’automatisation a permis de diviser le temps passé par deux. De plus, l’automatisation me permet de créer mes rapports CAF en un seul clic. Aujourd’hui, je ne pourrais plus me passer du logiciel.”
Recentrez-vous sur les relations humaines
Automatiser les tâches administratives permet aussi de limiter les erreurs humaines et assure surtout de vrais gains de productivité. En optant pour un logiciel de gestion dédié aux micro-crèches, vous vous dégagerez le temps dont vous avez besoin échanger avec les personnes qui sont au centre de votre activité. Et si vous êtes plutôt un businessman ou une businesswoman en recherche de gains de rentabilité, vous trouverez dans un logiciel de gestion votre meilleur allié. Alors, pourquoi s’en priver ?
